Thương mại điện tử bùng nổ kéo theo nhu cầu minh bạch hóa giao dịch. Từ ngày 1/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, nhiều cá nhân và hộ kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khi bán hàng—bao gồm cả kênh online.
Ai bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khi bán hàng online?
Cá nhân/hộ kinh doanh online bắt buộc xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (có kết nối dữ liệu đến cơ quan thuế) nếu thuộc ít nhất một trong các trường hợp sau:
- Doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm, bao gồm doanh thu từ kênh online và offline.
- Sử dụng máy tính tiền dù chưa đạt ngưỡng doanh thu.
- Áp dụng phương pháp kê khai thuế, không thuộc diện khoán hóa, cung ứng trực tiếp đến người tiêu dùng.
Ví dụ: Bạn bán mỹ phẩm qua Facebook đạt 1,5 tỷ/năm ⇒ bắt buộc. Hoặc dù chỉ bán online dưới 1 tỷ nhưng đã dùng máy tính tiền ⇒ vẫn phải áp dụng hóa đơn điện tử.
Có trường hợp nào được miễn?
Các cá nhân/hộ kinh doanh nhỏ lẻ không nằm trong các trường hợp trên—như doanh thu dưới 1 tỷ, không dùng máy tính tiền, và áp dụng phương pháp khoán—không bắt buộc phát hành hóa đơn điện tử.
Mẫu hóa đơn và cách phát hành
- Hộ kinh doanh được cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh khi thuộc diện được cấp theo phương pháp khoán hay phát sinh giải trình hồ sơ .
- HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc dùng chữ ký số, nhưng cần đảm bảo có đủ thông tin theo quy định (tên, MST của người bán và người mua nếu yêu cầu, thời điểm lập, mã truy xuất từ cơ quan thuế…) .
Xử phạt khi vi phạm
Việc không đăng ký hoặc không phát hành HĐĐT trong trường hợp bắt buộc sẽ chịu mức phạt như sau:
- Phạt 2–4 triệu đồng nếu "đã đăng ký nhưng không kết nối/không dùng đầy đủ" HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
- Phạt 5–10 triệu đồng nếu "không lập hóa đơn khi bán hàng/dịch vụ".
- Không xuất hóa đơn ngay cả khi thuộc diện bắt buộc có thể chịu phạt lên tới 10–20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ‑CP.
Cách đăng ký và phát hành
- Chuẩn bị hạ tầng: máy tính tiền hoặc smartphone, phần mềm HĐĐT, chữ ký số nếu cần.
- Đăng ký sử dụng HĐĐT tại Cơ quan Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ, theo mẫu 01/ĐKTĐ‑HĐĐT.
- Khai báo chuyển đổi phương pháp tính thuế nếu trước đó dùng khoán.
- Xuất hóa đơn khi bán hàng, có thể gửi qua tin nhắn, email hoặc mã QR.
- Kết nối và truyền dữ liệu tới cơ quan thuế (đặc biệt với hóa đơn từ máy tính tiền) .
Lợi ích nổi bật khi chuyển sang HĐĐT
- Tiết kiệm thời gian & chi phí in, lưu trữ hóa đơn giấy.
- Minh bạch giao dịch, nâng cao uy tín với khách hàng.
- Quản lý doanh thu rõ ràng, giảm rủi ro bị ấn định thuế.
- Tra cứu và chứng minh dễ dàng nhờ hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.
