Trong bối cảnh chuyển đổi số trong quản lý thuế và hóa đơn đang được đẩy mạnh tại Việt Nam, nhiều cá nhân và hộ kinh doanh thắc mắc: liệu họ có phải sử dụng chữ ký số khi tiến hành kê khai thuế hoặc phát hành hóa đơn điện tử? Việc áp dụng chữ ký số có phải quy định bắt buộc, hay là giải pháp hỗ trợ tự nguyện nhằm tăng tiện ích, bảo mật?
1. Khái niệm và vai trò của chữ ký số
Chữ ký số là dạng xác thực điện tử dựa trên hạ tầng khóa công khai (PKI), có tác dụng:
- Xác minh danh tính người ký
- Bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử như hóa đơn, tờ khai thuế
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý, được luật pháp Việt Nam công nhận như chữ ký tay khi ký tài liệu điện tử.
2. Chữ ký số và hóa đơn điện tử
Cá nhân/hộ kinh doanh nhỏ (doanh thu thấp, không dùng máy tính tiền):
- Không bị bắt buộc phải có chữ ký số khi xuất hóa đơn điện tử nếu thuộc trường hợp nhận hóa đơn từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế – theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, sửa đổi Nghị định 70/2025.
- Tuy nhiên nếu tự lập hóa đơn điện tử, theo khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020, bắt buộc phải có chữ ký số của người bán:
- Doanh nghiệp, tổ chức dùng chữ ký của doanh nghiệp
- Cá nhân/hộ kinh doanh dùng chữ ký số cá nhân/ủy quyền
Cá nhân/hộ kê khai thuế theo phương pháp kê khai:
- Phải sử dụng hóa đơn điện tử, và trong trường hợp tự lập hóa đơn (không lấy từ chi cục thuế), phải ký bằng chữ ký số hợp lệ .
Các trường hợp miễn ký số:
Theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020, không bắt buộc phải có chữ ký số trong các hóa đơn sau:
- Hóa đơn do cơ quan thuế cấp phát
- Hóa đơn bán lẻ tại siêu thị/mua, xăng dầu, vé máy bay cho cá nhân không kinh doanh
- Hóa đơn tem, vé, thẻ phục vụ cá nhân không kinh doanh.
3. Chữ ký số và kê khai thuế/thu BHXH
- Kê khai và nộp thuế điện tử: cá nhân, hộ kinh doanh kê khai trực tuyến qua Cổng thông tin Thuế điện tử. Nếu hệ thống yêu cầu xác thực điện tử, chữ ký số sẽ được sử dụng.
- Kê khai BHXH điện tử: chủ thể cần chữ ký số để ký tờ khai lên cơ quan BHXH.
4. Tổng hợp: Khi nào cần chữ ký số?
6. Lợi ích khi dùng chữ ký số - Dù không bắt buộc
Các nguồn pháp lý và chuyên gia chỉ ra nhiều lợi ích:
- Tiện lợi và chuyên nghiệp: ký và phát hành hóa đơn mọi lúc mọi nơi, không phụ thuộc vào giờ hành chính
- Tiết kiệm thời gian: giảm chi phí in – nộp giấy tờ – di chuyển
- Bảo mật thông tin: minh bạch, tránh giả mạo hóa đơn
- Mở rộng khả năng kết nối: tham gia sàn TMĐT, giao dịch thương mại cần ký điện tử
