Trong thời đại số hóa và bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chữ ký số đã trở thành công cụ pháp lý không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, người đại diện pháp luật không phải lúc nào cũng trực tiếp ký hóa đơn. Câu hỏi đặt ra là: liệu người đại diện có thể ủy quyền cho nhân viên sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn thay mình hay không? Và nếu có thì thủ tục pháp lý ra sao?
1. Quy định pháp luật hiện hành về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử của người bán và người mua (nếu có yêu cầu). Người ký điện tử trên hóa đơn có thể là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, miễn sao đảm bảo chữ ký số được cấp phát và sử dụng đúng quy định.
Điều này đồng nghĩa với việc, doanh nghiệp hoàn toàn được phép ủy quyền cho nhân viên hoặc người phụ trách kế toán, kinh doanh sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký hóa đơn thay người đại diện pháp luật.
2. Ủy quyền ký hóa đơn điện tử: Được phép nhưng phải đúng quy định
- Chữ ký số là của doanh nghiệp, chứ không phải của cá nhân cụ thể.
- Người đại diện pháp luật có quyền ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện thao tác ký hóa đơn điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
- Tuy nhiên, việc ủy quyền cần được lập thành văn bản, có ghi rõ phạm vi, thời hạn, nội dung ủy quyền và người được ủy quyền cụ thể.
- Bộ luật Dân sự 2015, Điều 562 quy định rõ về “Hợp đồng ủy quyền”.
- Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về quản lý sử dụng chữ ký số.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC (hướng dẫn Nghị định 123) không cấm ủy quyền ký số, miễn là đảm bảo quy trình rõ ràng, minh bạch, đúng pháp luật.
3. Thủ tục ủy quyền cho nhân viên ký hóa đơn điện tử
Để đảm bảo việc ký hóa đơn thay người đại diện pháp luật là hợp lệ, có giá trị pháp lý và không bị bác bỏ khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Lập văn bản ủy quyền
- Nội dung văn bản bao gồm:
- Thông tin người ủy quyền (người đại diện pháp luật)
- Thông tin người được ủy quyền (nhân viên, kế toán...)
- Nội dung ủy quyền: ký hóa đơn điện tử thay mặt doanh nghiệp
- Phạm vi ủy quyền: tất cả hóa đơn, hóa đơn cho nhóm khách hàng cụ thể, theo từng hợp đồng, v.v.
- Thời hạn ủy quyền
- Cam kết và trách nhiệm của các bên
- Văn bản có thể ký tay hoặc ký điện tử.
- Cần đóng dấu doanh nghiệp nếu là ủy quyền chính thức.
- Lưu bản giấy hoặc bản điện tử tại doanh nghiệp để cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Cài đặt tên người ký trên hóa đơn (thường là tên người được ủy quyền)
- Gán tài khoản phần mềm và cấp quyền truy cập chữ ký số cho người được ủy quyền
- Một số phần mềm có thể cho phép phân quyền "thay mặt ký" để minh bạch vai trò.
4. Một số lưu ý quan trọng
- Không chia sẻ USB Token hoặc mật khẩu ký số tùy tiện cho nhân viên nếu không có ủy quyền chính thức, để tránh rủi ro pháp lý.
- Tránh để tên người ký hóa đơn khác hoàn toàn với người đại diện pháp luật mà không có văn bản ủy quyền vì có thể bị coi là hóa đơn không hợp lệ.
- Có thể ủy quyền cho nhiều người cùng lúc, nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc bộ phận cần ký hóa đơn riêng.
