Sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử trong những năm gần đây đã kéo theo nhiều thay đổi lớn về mặt quản lý, đặc biệt là về hóa đơn điện tử (HĐĐT). Từ ngày 1/6/2025, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, việc sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh online đã có nhiều điểm mới cần được doanh nghiệp đặc biệt lưu ý.
1. Loại hóa đơn điện tử mới: "Hóa đơn thương mại điện tử"
- Dành riêng cho doanh nghiệp, cá nhân xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
- Áp dụng nếu người bán có khả năng truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo chuẩn quy định
- Nếu không đáp ứng điều kiện kỹ thuật, vẫn có thể sử dụng hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020, được sửa đổi bổ sung:
- Thông tin sản phẩm/dịch vụ: tên, đơn vị, số lượng, đơn giá, tiền chưa có VAT, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền đã VAT.
- Có chữ ký số của người bán và người mua.
- Hiển thị đầy đủ thời điểm lập, ký số (ngày-tháng-năm).
- Có mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã.
- Ghi rõ chiết khấu, phí, lệ phí (nếu có).
- Cho phép thêm logo, biểu tượng, mã khách hàng, hợp đồng…
3. Thời điểm lập hóa đơn
Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025:
- Hàng hóa trong nước: lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu/ sử dụng đến người mua (không phân biệt đã thu tiền hay chưa)
- Xuất khẩu/gia công: người bán tự xác định nhưng phải lập chậm nhất ngày làm việc kế tiếp kể từ khi hàng hóa thông quan
- Giao dịch số lượng lớn hoặc cần đối soát (ví dụ: TMĐT): lập sau khi đối soát, nhưng không quá ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày sau kỳ quy ước
4. Xử lý hóa đơn sai sót, điều chỉnh - thay thế
- Từ 01/06/2025, không hủy hóa đơn sai nữa, thay vào đó là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
- Với doanh nghiệp, tổ chức: cần thỏa thuận bằng văn bản với người mua.
- Với cá nhân: có thể thông báo qua website hoặc văn bản
- Có thể lập 1 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng với cùng người mua
5. Quy định mới về hóa đơn từ máy tính tiền (POS)
Bắt buộc từ 01/06/2025 với các đối tượng:
- Hộ kinh doanh, cá nhân có doanh thu ≥ 1 tỷ/năm.
- Doanh nghiệp bán trực tiếp cho người tiêu dùng, ví dụ: siêu thị, nhà hàng, khách sạn, vận tải công cộng, dịch vụ….
6. Tích hợp hóa đơn - biên lai thu phí
Cho phép tích hợp hóa đơn và biên lai thu tiền trong cùng một định dạng dữ liệu điện tử khi cùng hoàn tất nghĩa vụ thu phí và hợp đồng dịch vụ .7. Ngừng và tiêu hủy hóa đơn
- Hệ thống Cổng thông tin Thuế tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp thuộc diện quy định.
- Từ 01/06/2025, doanh nghiệp, hộ kinh doanh được tiêu hủy hóa đơn, chứng từ hết thời hạn lưu trữ theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020 .
8. Ý nghĩa và gợi ý triển khai
- Minh bạch và chính xác: quy định rõ ràng về nội dung, thời điểm và xử lý hóa đơn, giúp nâng cao công tác quản lý thuế.
- Giảm rủi ro sai sót: lập hóa đơn điều chỉnh thay vì hủy giúp bảo vệ dữ liệu kế toán và tạo thuận lợi kế toán hóa đơn.
- Tăng số hóa, hiệu quả quản trị: tích hợp hóa đơn-biên lai, hóa đơn từ POS phù hợp xu hướng TMĐT.
- Áp dụng: Doanh nghiệp cần cập nhật phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, đào tạo nhân sự, đảm bảo tích hợp chữ ký số và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
