Từ ngày 01/07/2025, dịch vụ công chứng điện tử tại Việt Nam sẽ chính thức áp dụng chữ ký số, theo quy định tại Nghị định 104/2024/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Công chứng 2024. Quy định này đánh dấu một bước chuyển quan trọng trong tiến trình số hóa lĩnh vực công chứng.
I. Chữ ký số: Bắt buộc đối với công chứng điện tử
Theo quy định mới, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng khi thực hiện công chứng điện tử bắt buộc phải sử dụng chữ ký số để ký vào văn bản công chứng điện tử. Đây là điều kiện bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và xác thực của văn bản được công chứng trực tuyến.
Đối với người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch… cũng phải sử dụng chữ ký số khi tham gia vào quá trình công chứng điện tử.
II. Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý
Văn bản công chứng điện tử được cấp sau khi hoàn tất quá trình ký số sẽ có giá trị pháp lý tương đương văn bản công chứng giấy. Điều này có nghĩa là các loại hợp đồng, giao dịch, giấy ủy quyền… khi được công chứng bằng hình thức điện tử và có đầy đủ chữ ký số hợp lệ sẽ được pháp luật công nhận.
Văn bản điện tử phải thể hiện đầy đủ các thông tin:
- Chữ ký số của công chứng viên
- Chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng
- Dấu thời gian xác thực
- Thông tin truy xuất văn bản (ví dụ: mã QR hoặc đường dẫn kiểm tra)
Các điều kiện cần có để công chứng điện tử
Để triển khai công chứng điện tử, tổ chức hành nghề công chứng cần đáp ứng các điều kiện kỹ thuật tối thiểu như:
- Có chữ ký số của tổ chức và của công chứng viên.
- Có thiết bị và phần mềm đáp ứng yêu cầu lưu trữ, truyền tải và bảo mật dữ liệu điện tử.
- Đăng ký tài khoản công chứng điện tử theo quy định.
!Lưu ý quan trọng
- Chỉ công chứng viên đã được cấp tài khoản công chứng điện tử và chữ ký số mới được thực hiện công chứng điện tử.
- Văn bản công chứng chỉ được coi là hợp lệ nếu được ký số đầy đủ bởi công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
- Trường hợp không đáp ứng các điều kiện nêu trên, tổ chức hành nghề công chứng sẽ không được thực hiện công chứng điện tử từ sau ngày 01/7/2025.
