Trong quá trình chuyển đổi số quốc gia, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ pháp lý và quản trị không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Tuy nhiên, một trong những câu hỏi được quan tâm hàng đầu hiện nay là: chữ ký số có bắt buộc trong mọi loại hóa đơn điện tử hay không? Câu trả lời tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố pháp lý, loại hình giao dịch và chủ thể phát hành hóa đơn.
1. Chữ ký số và giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa theo tiêu chuẩn bảo mật, sử dụng để xác thực danh tính của người ký trong các giao dịch điện tử. Theo Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trong các văn bản, hợp đồng, chứng từ điện tử – bao gồm cả hóa đơn.
Hóa đơn điện tử muốn có giá trị pháp lý thì một trong các điều kiện tiên quyết là phải có chữ ký điện tử hợp lệ của người bán, trừ một số trường hợp đặc biệt được pháp luật miễn trừ.
2. Các loại hóa đơn điện tử hiện hành
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn GTGT (giá trị gia tăng)
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế
Tùy thuộc vào loại hóa đơn, hình thức phát hành và đối tượng sử dụng mà yêu cầu về chữ ký số sẽ có sự khác biệt.
3. Trường hợp bắt buộc áp dụng chữ ký số
Thứ nhất, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng
hóa đơn điện tử theo phương thức thông thường – dù là có mã hay không có
mã của cơ quan thuế – đều bắt buộc phải ký số lên hóa đơn điện tử.
Đây là yêu cầu được nêu rõ tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Thứ hai, cá nhân, hộ kinh doanh nếu tự lập và phát
hành hóa đơn điện tử, thì cũng phải sử dụng chữ ký số cá nhân hoặc chữ ký
số được ủy quyền để hóa đơn hợp lệ.
Thứ ba, khi sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch
thương mại có tính pháp lý cao như hợp đồng mua bán, thanh toán quốc tế,
giao dịch giữa doanh nghiệp – doanh nghiệp (B2B), việc có chữ ký số là điều
kiện bắt buộc để hóa đơn có giá trị pháp lý.
4. Các trường hợp không bắt buộc chữ ký số
Tuy nhiên, không phải mọi loại hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải có chữ ký số. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các hướng dẫn từ Tổng cục Thuế đã chỉ rõ một số trường hợp ngoại lệ như sau:
Một là, hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần
phát sinh, đặc biệt dành cho hộ cá nhân kinh doanh không thường xuyên, hoặc
chưa đáp ứng điều kiện kỹ thuật để phát hành hóa đơn. Trong trường hợp này, cơ
quan thuế thay mặt ký số, người bán không cần chữ ký số.
Hai là, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết
nối trực tiếp với cơ quan thuế. Đây là hình thức áp dụng phổ biến với siêu thị,
cửa hàng tiện lợi, nhà hàng, quán ăn, dịch vụ ăn uống… Đối với các đơn vị này,
hóa đơn có mã QR, chứa thông tin định danh nhưng không bắt buộc phải có chữ
ký số của người bán.
Ba là, hóa đơn bán lẻ không phục vụ mục đích kê khai thuế, chẳng hạn như vé gửi xe, vé tham quan, vé xem phim, hóa đơn xăng dầu bán cho cá nhân… Các hóa đơn này được pháp luật miễn yêu cầu ký số để đơn giản hóa thủ tục.
5. Lưu ý về trách nhiệm và rủi ro khi không ký số
Mặc dù pháp luật có quy định một số trường hợp được miễn ký số, nhưng doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần cân nhắc kỹ rủi ro khi phát hành hóa đơn không có chữ ký điện tử, đặc biệt là:
- Hóa đơn có thể bị nghi ngờ về tính hợp lệ khi đối chiếu với các chứng từ khác.
- Dễ xảy ra tranh chấp, hoặc không được cơ quan thuế chấp nhận nếu thông tin không minh bạch.
- Trong trường hợp kiểm tra, thanh tra thuế, hóa đơn thiếu chữ ký số không có lý do chính đáng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Do đó, trừ khi thuộc diện miễn theo quy định, tổ chức và cá nhân nên chủ động sử dụng chữ ký số để đảm bảo an toàn pháp lý, đặc biệt khi giao dịch với đối tác lớn hoặc xuất hóa đơn thường xuyên.
