Nhiều hộ kinh doanh, cửa hàng bán lẻ hoặc doanh nghiệp dịch vụ có quy mô siêu nhỏ chỉ phát sinh duy nhất một nhu cầu: ký và phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng theo yêu cầu của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Họ không có nhu cầu khai hải quan, không tham gia đấu thầu qua mạng và việc nộp thuế khoán hoặc thuế GTGT đã có phương thức khác. Tuy nhiên, do không nắm rõ thông tin kỹ thuật, nhiều chủ đơn vị đã bị tư vấn mua các gói USB Token đa năng đắt tiền kèm theo hàng loạt tính năng không bao giờ chạm tới.
Làm thế nào để chọn đúng loại chữ ký số chuyên dụng cho hóa đơn điện tử với chi phí tiết kiệm nhất và không bị mua thừa chức năng?
1. Cây quyết định chọn giải pháp chữ ký số chuyên ký hóa đơn
[Đơn vị CHỈ CÓ NHU CẦU KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ]
│
───────────────────────────────────────────────────────────────────
│ │
[Xuất hóa đơn từ máy vi tính tại cửa hàng] [Xuất hóa đơn từ điện thoại / Máy tính tiền]
(Cửa hàng có máy tính để bàn hoặc laptop) (Cửa hàng tạp hóa, quán ăn, bán hàng lưu động)
│ │
▼ ▼
(Lựa chọn 1: Chữ ký số mềm HSM / Cloud) (Lựa chọn 2: Chữ ký số Remote Signing / SmartCA)
- Cài trực tiếp lên hệ thống HĐĐT (BKAV, Viettel, FPT) - Ký trực tiếp trên App điện thoại hoặc POS
- Không cần cắm USB Token vật lý - Không cần máy vi tính cồng kềnh
- Giá chỉ từ ~400.000đ – 600.000đ/năm - Phê duyệt lệnh ký tức thì qua sinh trắc học
2. So sánh chữ ký số chuyên dùng ký hóa đơn vs USB Token đa năng
Tiêu chí so sánh | Chữ ký số mềm chuyên ký HĐĐT (Cloud/HSM) | USB Token doanh nghiệp thông thường |
|---|---|---|
Phạm vi chức năng | Chỉ dùng để ký phát hành Hóa đơn điện tử | Ký đa năng: Thuế, BHXH, Hải quan, Đấu thầu, Ngân hàng |
Sự tiện lợi khi thao tác | Cực cao: Bấm "Phát hành" là ký tự động, không cắm USB | Phải cắm USB Token vào máy tính và gõ mã PIN từng lần |
Chi phí đầu tư | Tiết kiệm: Chỉ từ 400.000đ – 600.000đ/năm | Đắt hơn: Từ 1.100.000đ – 1.800.000đ/gói |
Nguy cơ mất mát thiết bị | 0% (Chứng thư lưu an toàn trên máy chủ đám mây) | Dễ làm rơi, gãy chân cắm USB hoặc thất lạc |
Phù hợp với ai? | Hộ kinh doanh, quán cafe, cửa hàng chỉ xuất HĐĐT | Doanh nghiệp đầy đủ bộ máy kế toán |
3. Ba câu hỏi cần hỏi nhà cung cấp hóa đơn điện tử
1. Phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị có hỗ trợ gói chữ ký số mềm (Server-based) chỉ dùng riêng để ký hóa đơn không?
2. Chi phí duy trì chữ ký số mềm cho hóa đơn là bao nhiêu tiền mỗi năm và có bị giới hạn số lượt ký không?
3. Nếu sau này chúng tôi mở rộng kinh doanh cần kê khai thuế điện tử thì có thể nâng cấp sang USB Token đa năng được không?
Để lựa chọn gói hóa đơn điện tử tích hợp chữ ký số mềm tiết kiệm nhất cho cửa hàng, mời bạn tham khảo Báo giá hóa đơn điện tử BKAV eHoadon hoặc Bảng giá dịch vụ số CKS.VN.