Trong công tác văn phòng và quản trị doanh nghiệp, việc ký số tài liệu thường được chia làm hai trường phái: Ký từng tài liệu (Single Signing) và Ký theo lô / Ký hàng loạt (Batch Signing). Nếu một người ký chỉ phát sinh vài hợp đồng mỗi tuần, việc mở từng tài liệu để kiểm tra và ký là điều hoàn toàn bình thường. Nhưng khi doanh nghiệp phải ký hàng trăm bảng lương, hàng nghìn hợp đồng bảo hiểm hoặc hàng vạn hóa đơn điện tử mỗi tháng, việc không trang bị tính năng ký theo lô sẽ biến công việc ký số thành một "cực hình" tiêu tốn hàng trăm giờ lao động vô ích.
Dưới đây là phân tích chi tiết ưu nhược điểm của hai phương thức ký dưới góc nhìn của người mua giải pháp.
1. Cây quyết định: Khi nào nên đầu tư tính năng Ký theo lô?
[Xác định khối lượng tài liệu cần ký]
[Khối lượng dưới 20 tài liệu/ngày]
(Hợp đồng mua bán lớn, Hồ sơ dự thầu, Quyết định bổ nhiệm)
(Ký từng tài liệu - Single Sign là tối ưu)
- Đọc kỹ từng điều khoản trước khi bấm ký
- Kiểm soát chặt chẽ từng giao dịch
- Không cần đầu tư phần mềm chuyên dụng
[Khối lượng từ 50 - 1.000+ tài liệu/ngày]
(Hóa đơn điện tử, Bảng lương, Phiếu thu chi, Hợp đồng CTV)
(BẮT BUỘC PHẢI DÙNG TÍNH NĂNG KÝ THEO LÔ)
- Ký 500 tài liệu chỉ với 01 lần nhập mã PIN
- Tiết kiệm 95% thời gian thao tác
- Tự động chèn hình ảnh con dấu vào đúng trang cuối
2. Bảng so sánh hiệu năng và đánh đổi giữa hai phương thức
| Tiêu chí so sánh | Phương thức ký từng tài liệu (Single Sign) | Phương thức ký theo lô (Batch Sign) |
|---|---|---|
| Thao tác người dùng | Mở file -> Chọn vị trí -> Bấm ký -> Gõ mã PIN (Lặp lại N lần) | Chọn thư mục chứa 1.000 file -> Bấm ký lô -> Gõ mã PIN 1 lần duy nhất |
| Thời gian cho 100 tài liệu | ~20 – 30 phút thao tác liên tục | ~1 – 2 phút xử lý ngầm tự động |
| Rủi ro sai sót thao tác | Dễ bấm nhầm vị trí chữ ký khi mệt mỏi | Tọa độ chữ ký và con dấu được lập trình chuẩn xác 100% |
| Yêu cầu phần mềm | Chỉ cần phần mềm đọc PDF miễn phí | Cần phần mềm chuyên dụng như Phần mềm ký số VietSign |
| Khả năng kiểm duyệt nội dung | Rất cao (Người ký nhìn thấy nội dung từng file) | Cần quy trình kiểm duyệt trước khi đẩy vào hàng đợi ký lô |
3. Ba câu hỏi cần hỏi khi mua phần mềm ký số theo lô
1. Phần mềm ký theo lô có hỗ trợ ký đồng thời nhiều định dạng file khác nhau (PDF, Word, Excel) trong cùng một đợt ký không?
2. Có tính năng tự động tìm kiếm từ khóa (ví dụ: "Người đại diện ký tên") để tự động đặt con dấu vào đúng vị trí trên từng trang tài liệu không?
3. Phần mềm có bị giới hạn số lượng tài liệu tối đa cho mỗi lần ký lô hay không?
Khách hàng khi đăng ký mua chữ ký số tại CKS.VN sẽ được tặng kèm miễn phí bản quyền phần mềm ký số hàng loạt VietSign, giúp tối ưu hóa 100% năng suất làm việc của bộ phận kế toán và hành chính nhân sự.