Khi sử dụng chữ ký số USB Token vật lý truyền thống, mọi dữ liệu về khóa bí mật đều nằm trọn vẹn trong chiếc USB nhỏ gọn mà doanh nghiệp cất trong két sắt. Tuy nhiên, khi sử dụng Chữ ký số từ xa (Remote Signing / Cloud CA), khóa bí mật và toàn bộ nhật ký giao dịch ký số lại được lưu trữ trên hạ tầng máy chủ đám mây của nhà cung cấp dịch vụ. Khi hợp đồng dịch vụ kết thúc mà doanh nghiệp muốn chuyển sang nhà mạng khác hoặc chấm dứt hoạt động, việc thu hồi và sao lưu đầy đủ dữ liệu là yêu cầu sống còn để phục vụ công tác thanh tra thuế và giải quyết tranh chấp pháp lý sau này.
Dưới đây là danh mục toàn bộ các dữ liệu bắt buộc doanh nghiệp phải lấy lại khi kết thúc dịch vụ ký từ xa.
1. Danh mục dữ liệu bắt buộc phải trích xuất và bàn giao
[DỮ LIỆU PHẢI THU HỒI KHI CHẤM DỨT REMOTE SIGNING]
├── 1. Toàn bộ Nhật ký chứng thực ký số (Audit Trail / Signature Log)
│ ├── Bắt buộc theo Luật Giao dịch điện tử: Lưu trữ tối thiểu 05 năm.
│ └── Thông tin gồm: Mã văn bản, ID người ký, Thời điểm ký, Địa chỉ IP, Mã phản hồi xác thực.
├── 2. Bản sao Chứng thư số công cộng (Public Certificate - định dạng .cer / .crt)
│ └── Dùng để tích hợp vào các công cụ kiểm tra chữ ký ngoại tuyến sau này.
├── 3. Toàn bộ tài liệu gốc và tài liệu đã ký đang lưu trên Cloud
│ └── Tải toàn bộ kho tài liệu PDF/XML về lưu trữ tại máy chủ nội bộ của doanh nghiệp.
└── 4. Biên bản xác nhận hủy bỏ khóa bí mật trên Cloud HSM
└── Nhà cung cấp CA cam kết bằng văn bản đã xóa hoặc vô hiệu hóa khóa bí mật trên máy chủ.
2. Bảng đối chiếu rủi ro khi không thu hồi dữ liệu
| Loại dữ liệu bị bỏ sót | Hậu quả pháp lý thực tế | Biện pháp bảo vệ bắt buộc |
|---|---|---|
| Mất nhật ký ký số (Audit Log) | Không chứng minh được tính hợp pháp khi cơ quan Thuế thanh tra | Yêu cầu trích xuất toàn bộ file log định dạng Excel/CSV có đóng dấu số của nhà mạng |
| Không tải hết tài liệu trên Cloud | Tài liệu hợp đồng cũ bị xóa mất sau khi đóng tài khoản | Tải về toàn bộ kho dữ liệu trước ngày hết hạn hợp đồng tối thiểu 15 ngày |
| Chưa hủy khóa bí mật trên máy chủ | Nguy cơ khóa bí mật bị lợi dụng ký trái phép sau này | Nhận biên bản xác nhận vô hiệu hóa chứng thư số chính thức |
Bạn có thể tìm hiểu thêm về quy định quản trị chứng thư số tại bài viết: Các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.
3. Ba yêu cầu gửi nhà cung cấp trước khi thanh lý hợp đồng
1. Nhà cung cấp hỗ trợ công cụ trích xuất dữ liệu hàng loạt (Bulk Download) cho toàn bộ tài liệu và nhật ký ký số hay không?
2. Sau khi tài khoản đóng, nhà cung cấp có chính sách lưu trữ dự phòng (Archive) nhật ký chứng thực trong bao nhiêu năm theo quy định của Bộ TT&TT?
3. Có biên bản thanh lý và xác nhận chấm dứt hiệu lực chứng thư số gửi về địa chỉ của doanh nghiệp không?
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về quy trình chuyển đổi dịch vụ an toàn tại CKS.VN.