Một sai sót tưởng chừng rất nhỏ nhưng lại để lại hậu quả pháp lý vô cùng nghiêm trọng khi mua chữ ký số là: Chứng thư số sau khi phát hành bị sai lệch thông tin chủ thể. Có những trường hợp tên doanh nghiệp bị thiếu chữ, sai dấu tiếng Việt, sai mã số thuế chi nhánh thành mã số thuế công ty mẹ, hoặc sai thông tin số CCCD của người đại diện pháp luật. Khi chứng thư số bị sai chủ thể, toàn bộ tờ khai thuế, hóa đơn điện tử hay hợp đồng kinh tế đã ký bằng chứng thư đó đều có nguy cơ bị coi là vô hiệu về mặt pháp lý.
Dưới đây là hướng dẫn các bước kiểm tra cấu trúc trường dữ liệu chủ thể (Subject Alternative Name / Distinguished Name) trên chứng thư số trước khi chốt thanh toán hợp đồng.
1. Cấu trúc trường thông tin chuẩn của Chứng thư số doanh nghiệp
Khi kiểm tra chứng thư số doanh nghiệp, cần đối chiếu thông tin chủ thể, đơn vị cấp, số hiệu chứng thư và thời hạn hiệu lực theo hồ sơ cấp và quy định hiện hành. X.509 là tiêu chuẩn về chứng thư khóa công khai, không phải tên một chuẩn mã hóa quốc gia. Các trường thường gặp trong phần mềm xem chứng thư gồm:
[CẤU TRÚC CHỨNG THƯ SỐ DOANH NGHIỆP HỢP LỆ]
├── Common Name (CN): Tên giao dịch đầy đủ của Doanh nghiệp (Ví dụ: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ XYZ).
├── Organization (O): Tên Doanh nghiệp theo đúng Giấy phép kinh doanh.
├── Định danh chủ thể trong Subject: Kiểm tra mã số thuế hoặc mã định danh theo hồ sơ cấp (Ví dụ: MST: 0108999888); tên thuộc tính hiển thị phụ thuộc cấu trúc chứng thư. ├── Serial Number của chứng thư: Số hiệu do đơn vị cấp gán cho chứng thư, không phải mã số thuế và cũng không phải mã thiết bị Token.
├── Locality (L): Tỉnh / Thành phố nơi đặt trụ sở chính (Ví dụ: Hà Nội hoặc TP. Hồ Chí Minh).
├── Country (C): Mã quốc gia (VN).
└── Validity Period: Thời hạn hiệu lực từ ngày cấp (Not Before) đến ngày hết hạn (Not After).
2. Các bước tự kiểm tra chi tiết trên máy tính
1. Cắm USB Token vào máy tính -> Mở phần mềm Token Manager của hãng.
2. Nhập mã PIN -> Chọn mục Chứng thư số -> Nhấp đúp chuột vào tên doanh nghiệp của bạn.
3. Chuyển sang tab Details (Chi tiết):
* Nhấp vào trường Subject: Đọc kỹ từng ký tự tên công ty và số MST xem có đúng 100% với Giấy đăng ký kinh doanh không.
* Nhấp vào trường Issuer: Kiểm tra xem chứng thư có đúng do nhà cung cấp được cấp phép phát hành không (ví dụ: FPT CA, Viettel CA, VNPT CA...).
* Nhấp vào trường Valid from ... to: Đếm số năm xem có đủ thời gian theo hợp đồng bạn đã mua hay không.
3. Bảng đối chiếu rủi ro khi chứng thư sai thông tin
Lỗi sai trên chứng thư số | Hậu quả pháp lý và kỹ thuật | Hướng xử lý bắt buộc |
|---|---|---|
Sai 01 ký tự tên công ty | Không đồng bộ được với dữ liệu đăng ký kinh doanh của Tổng cục Thuế | Bắt buộc nhà mạng thu hồi và cấp lại chứng thư mới miễn phí |
Sai mã số thuế (MST) | Ký nộp thuế báo lỗi "Người nộp thuế không hợp lệ" ngay lập tức | Từ chối nhận hàng, yêu cầu cấp lại mã số thuế chuẩn xác |
Thiếu thời hạn sử dụng | Bị thiệt hại tài chính, phải gia hạn sớm hơn thỏa thuận | Yêu cầu cấp bù thời gian đúng với số tiền đã thanh toán |
Bạn có thể tìm hiểu thêm về thời hạn giấy phép hoạt động của các nhà cung cấp chữ ký số tại bài viết: Thời hạn giấy phép và chứng thư số của các nhà cung cấp.
Hãy luôn yêu cầu biên bản bàn giao ghi rõ số Serial chứng thư và kiểm tra kỹ lưỡng tại Hệ thống hỗ trợ CKS.VN trước khi thanh toán.