Các cá nhân làm kế toán dịch vụ, đại lý thuế hoặc các công ty dịch vụ kế toán thường phải quản lý cùng lúc từ 20 đến cả trăm mã số thuế doanh nghiệp khác nhau. Nếu mỗi khách hàng bàn giao 01 chiếc USB Token riêng lẻ, bàn làm việc của kế toán sẽ ngập tràn thiết bị, rất dễ nhầm lẫn mã PIN, cắm nhầm token của công ty này để ký cho công ty khác, hoặc gặp lỗi xung đột phần mềm điều khiển (driver) giữa các nhà mạng.
Làm thế nào để xây dựng một giải pháp ký số khoa học, an toàn và tối ưu cho người làm kế toán dịch vụ chuyên nghiệp?
1. Cây quyết định kiến trúc ký số cho kế toán dịch vụ
[Kế toán dịch vụ quản lý nhiều Mã số thuế]
│
───────────────────────────────────────────────────────────────
│ │
[Quy mô dưới 10 khách hàng] [Quy mô từ 15 - 50+ khách hàng]
│ │
▼ ▼
(Mô hình USB Token truyền thống có quản lý) (Mô hình Chữ ký số tập trung / Remote Signing)
- Hộp đựng Token có dán nhãn MST rõ ràng - Khách hàng cấp quyền ký qua Cloud CA
- Cài đặt phần mềm ký tập trung - Kế toán chỉ cần 01 tài khoản làm việc duy nhất
- Lưu trữ mật khẩu trong file quản lý mã hóa - Ký hàng loạt tờ khai mà không cần cắm rút Token
2. Tiêu chí đo lường và bảng đánh đổi giải pháp
Tiêu chí | Quản lý bằng chùm USB Token vật lý | Ký số từ xa tập trung (Remote / Cloud CA) |
|---|---|---|
Thao tác cắm rút | Tốn thời gian cắm/rút hàng chục lần mỗi kỳ nộp thuế | Hoàn toàn không cần cắm rút; ký trực tiếp trên web |
Rủi ro cắm nhầm thiết bị | Rất cao, dễ nộp nhầm tờ khai của doanh nghiệp khác | 0% (Hệ thống chọn đúng mã số thuế theo hồ sơ lập) |
Tốc độ ký kỳ cao điểm | Chậm (Ký từng tờ khai, nhập mã PIN từng lần) | Cực nhanh (Ký theo lô, ký hàng loạt doanh nghiệp) |
Quản lý ngày hết hạn | Khó theo dõi, dễ bỏ sót hạn của một vài khách | Bảng điều khiển (Dashboard) cảnh báo hạn tự động |
Rủi ro pháp lý bàn giao | Kế toán phải chịu trách nhiệm nếu làm mất Token | Khách hàng giữ quyền phê duyệt OTP trên điện thoại |
Doanh nghiệp và kế toán có thể tham khảo danh mục các nhà cung cấp chữ ký số có hạ tầng máy chủ mạnh mẽ và hỗ trợ ký tập trung tốt tại bài viết: Các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.
3. Bộ câu hỏi kế toán dịch vụ cần gửi nhà cung cấp
1. Nhà cung cấp có phần mềm hoặc cổng ký số tập trung cho phép 1 tài khoản kế toán quản lý và ký nộp cho nhiều chứng thư số cùng lúc không?
2. Có chính sách chiết khấu đặc biệt dành riêng cho đại lý thuế và kế toán dịch vụ khi mua số lượng nhiều mã số thuế không?
3. Khi khách hàng kết thúc hợp đồng dịch vụ kế toán, quy trình bàn giao quyền ký trả lại cho khách hàng có thuận tiện không?
Kế toán dịch vụ có thể tham khảo chính sách cộng tác viên và bảng giá sỉ ưu đãi tại Bảng giá chữ ký số CKS.VN.