Đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc của doanh nghiệp, cơ chế kê khai thuế và hạch toán tài chính có những đặc thù riêng biệt so với chi nhánh độc lập. Chi nhánh phụ thuộc không tự quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp nhưng lại có thể trực tiếp xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng và kê khai thuế GTGT tại địa phương. Việc lựa chọn sai loại chứng thư số sẽ dẫn đến việc cơ quan thuế không duyệt mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc chi nhánh không thể ký duyệt hồ sơ giao dịch.
Dưới đây là bộ câu hỏi thẩm định chuẩn xác khi làm việc với nhà cung cấp chữ ký số cho chi nhánh phụ thuộc.
1. Cây quyết định trang bị chứng thư số cho chi nhánh phụ thuộc
[Chi nhánh hạch toán phụ thuộc]
│
─────────────────────────────────────────────────────────────
│ │
[Chi nhánh KHÔNG xuất hóa đơn riêng] [Chi nhánh CÓ xuất hóa đơn điện tử riêng]
(Chỉ ký hợp đồng lao động, văn bản nội bộ) (Có mẫu hóa đơn riêng mang tên chi nhánh)
│ │
▼ ▼
(Dùng Chữ ký số Cá nhân trong tổ chức) (BẮT BUỘC TRANG BỊ CHỨNG THƯ SỐ RIÊNG)
- Cấp cho Giám đốc / Trưởng chi nhánh - Tên chứng thư: Tên Công ty - CN...
- Ghi rõ chức danh Trưởng chi nhánh - Mã số thuế: Mã số thuế 13 số của Chi nhánh
- Dùng ký hợp đồng theo phạm vi ủy quyền - Dùng ký số lên hóa đơn GTGT và tờ khai thuế
2. Tiêu chí đo lường và bảng so sánh các phương án
Tiêu chí | Phương án 1: Dùng chung Token công ty mẹ | Phương án 2: Chữ ký số riêng mang MST 13 số | Phương án 3: Chữ ký số mềm (HSM) cho HĐĐT |
|---|---|---|---|
Tính hợp lệ trên HĐĐT | Không hợp lệ nếu chi nhánh đăng ký xuất riêng | Hợp lệ tuyệt đối 100% theo Thông tư 78 | Hợp lệ tuyệt đối, ký tự động không cần cắm USB |
Sự phụ thuộc vào trụ sở chính | Hoàn toàn phụ thuộc, phải gửi file chờ mẹ ký | Độc lập tác nghiệp, chủ động xuất hóa đơn | Độc lập, nhân viên chi nhánh lập là ký ngay |
Chi phí đầu tư | 0đ phát sinh thêm | Từ ~1.100.000đ – 1.650.000đ/gói | Thuê lượt ký hoặc trả phí theo năm (~600k/năm) |
Khả năng kiểm soát rủi ro | Kém (Khó kiểm soát ai đang cầm token mẹ) | Tốt (Gắn liền với trách nhiệm kế toán chi nhánh) | Rất tốt (Phân quyền xuất hóa đơn theo tài khoản) |
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về thời hạn giấy phép và chứng thư số của các đơn vị CA tại bài viết: Thời hạn giấy phép và chứng thư số của các nhà cung cấp.
3. Bộ 4 câu hỏi then chốt gửi nhà cung cấp chữ ký số
1. Gói chứng thư số dành cho chi nhánh phụ thuộc có hiển thị đầy đủ tên chi nhánh và mã số thuế 13 số trên chứng thư hay không?
2. Thủ tục hồ sơ cấp chứng thư số cho chi nhánh phụ thuộc cần những giấy tờ gì từ phía công ty mẹ (Nghị quyết HĐQT, Giấy ủy quyền của Tổng Giám đốc)?
3. Nếu chi nhánh sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử chung hạ tầng với công ty mẹ, nhà cung cấp có hỗ trợ cấu hình chữ ký số mềm cho chi nhánh không?
4. Doanh nghiệp mua cùng lúc cho nhiều chi nhánh thì có được áp dụng mức giá chiết khấu đại lý theo số lượng lớn không?
Để xem bảng giá chi tiết cho các chi nhánh và chuỗi điểm bán lẻ, hãy tham khảo Bảng giá chữ ký số CKS.VN.