Trong quá trình đàm phán và giao kết hợp đồng dịch vụ trực tuyến, nhiều doanh nghiệp và cá nhân thường lúng túng khi lựa chọn loại chứng thư số: Nên dùng chữ ký số cá nhân thông thường hay bắt buộc phải dùng chữ ký số của tổ chức? Việc chọn sai loại chứng thư số có thể dẫn đến việc hợp đồng bị vô hiệu hoặc người ký phải chịu trách nhiệm cá nhân vượt quá thẩm quyền.
Dưới đây là cây quyết định và các tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp đặt đúng yêu cầu mua chữ ký số cho hợp đồng dịch vụ.
1. Cây quyết định chọn loại chứng thư số cho hợp đồng
[Xác định tư cách chủ thể tham gia ký hợp đồng]
│
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│ │
[Ký nhân danh Doanh nghiệp / Tổ chức] [Ký với tư cách Cá nhân độc lập]
(Hợp đồng B2B, Hợp đồng kinh tế lớn) (Cộng tác viên, Freelancer, Chuyên gia)
│ │
▼ ▼
(Chứng thư số Tổ chức hoặc Cá nhân trong tổ chức) (Chứng thư số Cá nhân thông thường)
├── Nếu là Người đại diện theo pháp luật: - Tên chứng thư: Cá nhân + Số CCCD
│ Dùng Chứng thư số Tổ chức (Tên Công ty + MST). - Dùng ký hợp đồng dịch vụ cá nhân,
└── Nếu là Cán bộ được ủy quyền (GĐ kinh doanh, Kế toán trưởng): thuế TNCN, mở tài khoản ngân hàng.
Dùng Chứng thư "Cá nhân trong tổ chức"
(Ghi rõ chức danh và tên pháp nhân).
Trường hợp ký nhân danh pháp nhân: Hợp đồng dịch vụ là giao dịch giữa hai pháp nhân. Người ký phải là Người đại diện theo pháp luật (sử dụng chữ ký số của tổ chức) hoặc người được ủy quyền hợp pháp (sử dụng chữ ký số cá nhân trong tổ chức). Nếu nhân viên dùng chữ ký số cá nhân thông thường (chỉ có tên và CCCD) để ký mà không có văn bản ủy quyền kèm theo, hợp đồng có thể bị đối tác từ chối hoặc bị Tòa án tuyên vô hiệu khi có tranh chấp.
Trường hợp ký với tư cách đối tác độc lập / chuyên gia: Nếu hợp đồng dịch vụ ký giữa công ty và một chuyên gia tư vấn tự do, freelancer hoặc đối tác cá nhân, cá nhân đó chỉ cần sử dụng chữ ký số cá nhân (Token cá nhân hoặc SmartCA cá nhân) để xác lập cam kết.
2. Tiêu chí đo lường và bảng đánh đổi
Tiêu chí | Chữ ký số Tổ chức (Doanh nghiệp) | Chữ ký số Cá nhân trong tổ chức | Chữ ký số Cá nhân thông thường |
|---|---|---|---|
Giá trị pháp lý đại diện | Đại diện cao nhất cho toàn bộ pháp nhân | Đại diện theo phạm vi ủy quyền và chức vụ | Chỉ đại diện cho nghĩa vụ cá nhân |
Tính ràng buộc tài chính | Ràng buộc tài sản và nghĩa vụ của công ty | Ràng buộc công ty theo văn bản phân quyền | Ràng buộc trách nhiệm dân sự cá nhân |
Chi phí trang bị | Từ ~1.100.000đ – 1.800.000đ/gói | Thường rẻ hơn ~30% – 40% so với gói tổ chức | Thấp nhất (~300.000đ – 500.000đ/năm) |
Khả năng quản lý khi nghỉ việc | Không đổi (Gắn liền với pháp nhân) | Công ty thu hồi chứng thư khi nhân sự rời đi | Cá nhân tự sở hữu và mang theo |
3. Câu hỏi gửi nhà cung cấp trước khi đặt mua
1. Nhà cung cấp có gói chứng thư số "Cá nhân trong tổ chức" có hiển thị đồng thời cả tên công ty, chức vụ và số CCCD của người ký hay không?
2. Khi nhân sự thay đổi vị trí công tác hoặc nghỉ việc, thủ tục cấp đổi hoặc thu hồi chứng thư số cá nhân trong tổ chức mất bao lâu?
3. Gói chữ ký số cá nhân có ký được trên các nền tảng hợp đồng điện tử phổ biến (FPT.eContract, VNPT eContract...) không?
Doanh nghiệp có thể tham khảo biểu phí chi tiết cho từng loại chứng thư tại Bảng giá chữ ký số CKS.VN hoặc xem riêng gói Bảng giá chữ ký số FPT-CA.