Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi nhà cung cấp chữ ký số (CA) do gói cước cũ có giá quá cao, thiết bị token hay gặp lỗi kỹ thuật hoặc dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng của nhà cung cấp cũ không đáp ứng được yêu cầu. Tuy nhiên, việc thay đổi nhà mạng chứng thực chữ ký số nếu không được lên kế hoạch bài bản có thể khiến tài khoản Thuế điện tử hoặc Hóa đơn điện tử bị khóa chức năng ký, dẫn đến nộp chậm tờ khai và bị xử phạt hành chính.
Dưới đây là bản kế hoạch chuyển đổi nhà cung cấp chữ ký số an toàn, đảm bảo doanh nghiệp không bị gián đoạn bất kỳ giao dịch điện tử nào.
1. Thời điểm vàng để chuyển đổi nhà cung cấp
Quy tắc tuyệt đối: Không bao giờ thực hiện chuyển đổi nhà cung cấp chữ ký số trong khoảng thời gian từ ngày 15 đến ngày 20 hàng tháng (đối với doanh nghiệp kê khai thuế theo tháng) hoặc từ ngày 25 đến ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau (đối với doanh nghiệp kê khai theo quý).
Thời điểm lý tưởng nhất: Từ ngày 01 đến ngày 10 của tháng đầu tiên trong quý mới, ngay sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất mọi nghĩa vụ nộp báo cáo quý trước và có trọn vẹn gần 3 tháng trước kỳ nộp tiếp theo.
2. Danh mục tài khoản và quy trình bàn giao hoàn tất
[QUY TRÌNH CHUYỂN ĐỔI CA]
│
├── Giai đoạn 1: Chuẩn bị hồ sơ và cấp chứng thư mới
│ ├── Đăng ký gói dịch vụ mới với nhà cung cấp mới (Nhận Token & Chứng thư mới).
│ └── KHÔNG vội hủy hoặc xóa Token cũ (Vẫn cắm để kiểm tra số dư ngày hết hạn).
│
├── Giai đoạn 2: Cập nhật chứng thư số trên các cổng dịch vụ công
│ ├── Cổng Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn): Dùng Token cũ đăng nhập -> Thay đổi thông tin CKS mới -> Ký phê duyệt bằng Token cũ (hoặc Token mới).
│ ├── Cổng Hóa đơn điện tử: Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi cơ quan thuế để cập nhật thông tin chứng thư số mới -> Chờ Thuế chấp thuận (trong vòng 01 ngày làm việc).
│ ├── Cổng Bảo hiểm xã hội điện tử: Đăng ký thay đổi thông tin nhà cung cấp CA trên phần mềm BHXH.
│ └── Cổng Hải quan điện tử (nếu có): Đăng ký lại thông tin CKS với Tổng cục Hải quan trước 24h khi truyền tờ khai.
│
└── Giai đoạn 3: Nghiệm thu và lưu trữ
├── Ký thử nghiệm 01 văn bản nháp / tra cứu tờ khai thử.
└── Niêm phong bàn giao Token cũ vào tủ tài liệu kế toán để dự phòng tra cứu lịch sử.
3. Bảng phân công trách nhiệm và tiêu chí nghiệm thu
Nghiệp vụ hệ thống | Người thực hiện | Tiêu chí hoàn tất | Điểm rủi ro cần phòng ngừa |
|---|---|---|---|
Cổng Thuế điện tử | Kế toán trưởng | Thông báo chấp nhận thay đổi CKS từ Tổng cục Thuế | Ký nộp thử 01 giấy nộp tiền 0đ hoặc văn bản tra cứu thành công |
Hệ thống Hóa đơn điện tử | Kế toán xuất hóa đơn | Mẫu 01 gửi cơ quan thuế có trạng thái "Được chấp nhận" | Tuyệt đối không xuất hóa đơn khi cơ quan thuế chưa duyệt mẫu 01 |
Phần mềm BHXH | Chuyên viên C&B | Nhận email xác nhận mã chứng thư số mới từ BHXH | Cần thực hiện trước hạn nộp danh sách đóng BHXH hàng tháng |
Ngân hàng điện tử | Kế toán thanh toán | Ký biên bản đổi CKS tại quầy giao dịch ngân hàng | Mỗi ngân hàng có biểu mẫu đăng ký cập nhật CKS riêng biệt |
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm danh sách các nhà mạng chứng thực được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép tại bài viết: Các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.
Để lựa chọn nhà cung cấp có mức giá hợp lý và dịch vụ hỗ trợ kích hoạt tận nơi nhanh nhất, hãy tham khảo Bảng giá chữ ký số CKS.VN hoặc liên hệ hotline tư vấn chuyển đổi trên website.