Đối với các chủ doanh nghiệp hoặc kế toán mới thành lập công ty lần đầu, việc mua chữ ký số thường được thực hiện qua mạng hoặc nhận chuyển phát nhanh qua bưu điện. Rất nhiều người có thói quen nhận gói hàng, thanh toán tiền ngay cho nhân viên giao hàng (COD) mà chưa hề kiểm tra xem thiết bị có hoạt động được hay không. Đến khi cần ký nộp thuế môn bài thì phát hiện Token không nhận, sai tên công ty hoặc sai mã số thuế.
Dưới đây là quy trình 5 bước kiểm tra và nghiệm thu chữ ký số chuẩn mực bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển tiền thanh toán.
1. Danh mục 5 bước nghiệm thu thực tế trước khi thanh toán
[BƯỚC 1: KIỂM TRA VẬT LÝ & HỒ SƠ PHÁP LÝ]
├── Mở hộp kiểm tra: USB Token nguyên vẹn, có tem bảo hành chính hãng của nhà mạng.
└── Bàn giao Hợp đồng dịch vụ + Biên bản bàn giao + Hóa đơn điện tử hợp pháp.
│
[BƯỚC 2: CÀI ĐẶT DRIVER VÀ ĐỌC THÔNG TIN CHỨNG THƯ]
├── Cắm Token vào cổng USB máy tính -> Chạy bộ cài Token Manager trong ổ đĩa ảo.
└── Đăng nhập mã PIN mặc định -> Xem thông tin Chứng thư số (Certificate Details).
│
[BƯỚC 3: ĐỐI SOÁT CHỦ THỂ & THỜI HẠN HIỆU LỰC]
├── Tên công ty: Đúng từng ký tự theo Đăng ký kinh doanh mới nhất.
├── Mã số thuế: Đúng chính xác 10 số (hoặc 13 số nếu là chi nhánh).
└── Thời hạn sử dụng: Ngày kết thúc (Valid to) phải đủ trọn vẹn số tháng đã mua (12, 24, 36 tháng).
│
[BƯỚC 4: KÝ THỬ NGHIỆM TRÊN TÀI LIỆU MẪU]
├── Ký số thử 01 file PDF bằng phần mềm Foxit Reader / Adobe Acrobat hoặc VietSign.
└── Mở file kiểm tra: Chữ ký hợp lệ, thông tin khớp hoàn toàn với doanh nghiệp.
│
[BƯỚC 5: ĐỔI MÃ PIN & THANH TOÁN]
├── Đổi mã PIN mặc định thành mã PIN riêng của doanh nghiệp.
└── Ký biên bản nghiệm thu và thực hiện chuyển khoản thanh toán.
2. Bộ dữ liệu giả lập bảng nghiệm thu bàn giao
Chỉ tiêu kỹ thuật kiểm tra | Dữ liệu trên ĐKKD / Hợp đồng | Dữ liệu hiển thị trong Token | Đánh giá |
|---|---|---|---|
Tên chủ thể (Subject Name) | CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ ABC | CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ ABC | ĐẠT |
Mã số thuế (UID) | 0109998888 | 0109998888 | ĐẠT |
Nhà cung cấp chứng thực (Issuer) | FPT-CA (hoặc Viettel, VNPT...) | FPT-CA PKI | ĐẠT |
Thời hạn hiệu lực (Validity) | 36 Tháng (18/09/2026 – 18/09/2029) | 18/09/2026 – 18/09/2029 | ĐẠT |
Trạng thái chữ ký thử nghiệm | Ký số tài liệu PDF nội bộ | Signature is Valid (Tích xanh) | ĐẠT |
3. Những lỗi sai sót cần từ chối thanh toán ngay lập tức
Sai lệch dù chỉ 1 dấu chấm, dấu phẩy trong tên công ty hoặc sai 1 chữ số trong mã số thuế.
Thời hạn hiệu lực trên chứng thư bị thiếu (ví dụ mua gói 3 năm nhưng hạn trên chứng thư chỉ hiển thị 1 năm hoặc 2 năm).
Đại lý từ chối xuất hóa đơn điện tử cho gói dịch vụ chữ ký số.
Để tham khảo quy trình mua hàng an toàn và bảng giá chuẩn xác nhất của các thương hiệu hàng đầu, mời bạn xem tại Báo giá chữ ký số CKS.VN.