Nhiều nhà cung cấp dịch vụ số hiện nay đưa ra các chương trình combo: Mua chữ ký số tặng kèm gói hóa đơn điện tử, hoặc mua gói hóa đơn điện tử được giảm 50% tiền chữ ký số. Tuy nhiên, liệu việc mua combo tích hợp có thực sự tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, hay đây chỉ là hình thức "mua bia kèm lạc" khiến doanh nghiệp mua phải những gói dịch vụ không phù hợp với quy mô thực tế?
Dưới đây là mô hình tính toán chi phí minh bạch dựa trên quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1. Bảng tính mẫu chi phí: Mua Combo vs Mua Riêng lẻ (Chu kỳ 3 năm)
Giả định chuẩn: Doanh nghiệp thương mại dịch vụ quy mô nhỏ phát hành khoảng 500 hóa đơn/năm (Tổng 1.500 hóa đơn trong 3 năm).
Khoản mục chi phí | Phương án 1: Mua riêng lẻ từng dịch vụ | Phương án 2: Mua gói Combo tích hợp |
|---|---|---|
1. Chữ ký số 3 năm (USB Token) | 1.800.000đ – 1.980.000đ | 1.500.000đ (Chiết khấu trong gói combo) |
2. Gói hóa đơn điện tử (1.500 - 2.000 HĐ) | ~1.100.000đ – 1.350.000đ (Tùy nhà mạng) | ~900.000đ – 1.000.000đ |
3. Phí khởi tạo hệ thống hóa đơn | 500.000đ – 1.000.000đ | Thường được MIỄN PHÍ khi mua combo |
4. Chữ ký số mềm ký hóa đơn (nếu có) | 600.000đ/năm x 3 năm = 1.800.000đ | Tích hợp dùng chung Token hoặc tặng kèm chữ ký số mềm |
5. Thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản | Miễn phí (Mẫu chuẩn TT78) | Miễn phí |
TỔNG CHI PHÍ THỰC TẾ 3 NĂM | ~4.000.000đ – 4.900.000đ | ~2.400.000đ – 2.700.000đ |
Mức tiết kiệm thực tế | Cơ sở đối chiếu | Tiết kiệm từ 35% – 45% tổng ngân sách |
2. Những điểm đánh đổi cần tỉnh táo phân tích
Ưu điểm của gói Combo:
* Đồng bộ kỹ thuật cao: Chữ ký số và phần mềm hóa đơn cùng một hãng (ví dụ FPT, Viettel, VNPT hay BKAV) giúp hạn chế tối đa lỗi xung đột driver khi ký điện tử.
* Một đầu mối hỗ trợ: Khi hóa đơn không ký được, bạn chỉ cần gọi duy nhất một tổng đài, tránh tình trạng bên phần mềm hóa đơn đổ lỗi cho bên cung cấp chữ ký số và ngược lại.
Nhược điểm / Bẫy chi phí cần lưu ý:
* Thời hạn sử dụng của số lượng hóa đơn: Cần kiểm tra hóa đơn chưa dùng hết có bị hủy sau 1 năm hay được bảo lưu vô thời hạn. Các đơn vị uy tín như Hóa đơn điện tử BKAV eHoadon hay SInvoice: Hóa đơn điện tử Viettel đều cho phép sử dụng không giới hạn thời gian.
3. Câu hỏi thẩm định gói combo với nhà cung cấp
1. Số lượng hóa đơn trong gói combo có bị giới hạn thời gian sử dụng trong 1 năm hay được bảo lưu dùng đến khi hết?
2. Gói combo có được miễn phí phí khởi tạo tài khoản và phí thiết kế mẫu hóa đơn không?
3. Chữ ký số trong gói combo có dùng được cho cả việc nộp thuế điện tử và bảo hiểm xã hội không, hay chỉ dùng riêng cho hóa đơn?
Để chọn đúng gói combo tiết kiệm và tương thích tối đa, hãy tham khảo Bảng giá dịch vụ chữ ký số và hóa đơn CKS.VN.