Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng phát sinh nhiều giao dịch ký kết hợp đồng thương mại, đơn đặt hàng (PO), biên bản thanh lý và thỏa thuận bảo mật (NDA) với các đối tác nước ngoài (Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore...). Khi gửi một file PDF đã ký số bằng USB Token Việt Nam cho đối tác ngoại, không ít trường hợp đối tác mở file ra và thông báo: Chữ ký hiển thị dấu hỏi màu vàng ("At least one signature has problems"), hoặc chữ ký không được hệ thống bảo mật của đối tác công nhận.
Để đảm bảo giá trị pháp lý và tính thông suốt trong giao dịch quốc tế, doanh nghiệp cần nắm rõ các tiêu chí kỹ thuật chuẩn hóa dưới đây.
1. Cây quyết định lựa chọn giải pháp ký số với đối tác quốc tế
[Ký hợp đồng / Tài liệu với đối tác ngoại]
│
───────────────────────────────────────────────────────────────
│ │
[Đối tác yêu cầu ký qua Nền tảng quốc tế] [Ký trực tiếp trên file PDF độc lập]
(DocuSign, Adobe Sign, PandaDoc...) (Gửi file PDF qua email hoặc hệ thống ERP)
│ │
▼ ▼
(Giải pháp: Ký số điện tử trên Platform) (Bắt buộc: Chuẩn Adobe AATL / Dấu thời gian)
- Hai bên mở tài khoản trên cùng nền tảng - Chứng thư số CA Việt Nam được cấu hình chuẩn
- Xác thực qua email, OTP điện thoại hoặc ID số - Bắt buộc gắn Dấu thời gian (Timestamp TSA)
- Đáp ứng chuẩn eIDAS (Châu Âu) hoặc ESIGN (Mỹ) - Đối tác mở file trên Adobe Acrobat có tích xanh
2. Bảng tiêu chí kỹ thuật cần thống nhất với đối tác
Tiêu chí kỹ thuật | Chuẩn tài liệu thông thường nội địa | Chuẩn khuyến nghị cho giao dịch quốc tế |
|---|---|---|
Định dạng file tài liệu | PDF thông thường (v1.4 – v1.7) | Chuẩn lưu trữ dài hạn PDF/A (PDF/A-1b hoặc PDF/A-2b) |
Chuẩn chữ ký số | CAdES hoặc PAdES cơ bản | PAdES-LTV (Long Term Validation - Xác thực lâu dài) |
Dấu thời gian (Timestamp) | Lấy theo đồng hồ máy tính cá nhân | Bắt buộc lấy từ Tổ chức cấp dấu thời gian tin cậy (TSA uy tín) |
Danh sách tín nhiệm Adobe | Một số CA Việt Nam chưa vào AATL | Ưu tiên các CA có trong Adobe Approved Trust List (AATL) |
Ngôn ngữ hiển thị con dấu | Hoàn toàn bằng tiếng Việt | Song ngữ Anh - Việt (Ghi rõ Chức danh và Thẩm quyền) |
Bạn có thể tìm hiểu thêm về môi trường pháp lý và các quy định quản lý thương mại quốc tế tại bài viết: Doanh nghiệp nước ngoài cung cấp dịch vụ TMĐT xuyên biên giới vào VN: Có phải đăng ký, kê khai thuế không?.
3. Ba câu hỏi cần hỏi nhà cung cấp chữ ký số
1. Chứng thư số của quý đơn vị khi ký trên file PDF có được phần mềm Adobe Acrobat Reader quốc tế tự động nhận diện tích xanh hợp lệ không?
2. Gói chữ ký số có hỗ trợ dịch vụ đóng dấu thời gian thực (Timestamping Authority - TSA) không và chi phí tính thế nào?
3. Nhà cung cấp có giải pháp hỗ trợ tích hợp chữ ký số vào các cổng ký tài liệu quốc tế (như Adobe Sign, DocuSign) qua giao thức Cloud Signature Consortium (CSC) hay không?
Để được tư vấn giải pháp ký số giao thương quốc tế chuẩn mực, hãy liên hệ với các chuyên gia tại CKS.VN.