Khi doanh nghiệp phát hành thư mời chào giá (RFP) cho gói mua sắm chữ ký số, sai lầm thường gặp nhất của bộ phận thu mua là chỉ ghi chung chung: "Cung cấp chữ ký số 3 năm cho công ty". Hậu quả là nhà cung cấp chào loại Token giá rẻ nhất, nhưng khi đưa vào vận hành thì không tương thích với phần mềm kế toán hiện có, không chạy được trên máy Mac của Giám đốc, hoặc không thể nộp tờ khai hải quan.
Việc lập một bảng yêu cầu kỹ thuật tương thích chi tiết trước khi mời báo giá giúp doanh nghiệp sàng lọc chính xác các nhà thầu đáp ứng chuẩn nghiệp vụ.
1. Bảng yêu cầu tương thích kỹ thuật chuẩn mực (Template RFP)
Hạng mục tương thích | Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu | Mức độ ưu tiên | Tiêu chí đánh giá Đạt/Không đạt |
|---|---|---|---|
1. Hệ điều hành máy tính | Hỗ trợ Windows 10, Windows 11 và macOS (Apple Silicon M-series) | Bắt buộc | Cài đặt và nhận diện Token Manager mà không báo lỗi driver |
2. Cổng dịch vụ công Thuế | Tương thích Java/Plugin ký số trên Cổng Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn) | Bắt buộc | Đăng nhập và nộp thử nghiệm tờ khai thuế thành công |
3. Cổng Bảo hiểm xã hội | Tích hợp tốt với các phần mềm I-VAN phổ biến (EFY, VNPT, BKAV) | Quan trọng | Ký số hồ sơ bảo hiểm trực tiếp từ phần mềm kê khai |
4. Hệ thống Hóa đơn điện tử | Hỗ trợ ký trên phần mềm HĐĐT doanh nghiệp đang sử dụng (Viettel, BKAV, FPT, Easy) | Bắt buộc | Xuất và ký hóa đơn có mã của cơ quan thuế trơn tru |
5. Cổng Hải quan VNACCS | Tương thích hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan | Tùy chọn (Nếu có XNK) | Khai báo và truyền tờ khai hải quan thành công |
6. Phần mềm ký văn bản | Hỗ trợ ký số trên file PDF, Word, Excel và chèn hình ảnh con dấu | Quan trọng | Tích xanh xác thực chữ ký hợp lệ (Signature Valid) |
2. Hai phương án kiến trúc và điểm đánh đổi
Phương án A - Mua phân tán nhiều thương hiệu: Phòng kế toán dùng một hãng, phòng bán hàng dùng một hãng khác. *Đánh đổi*: Khó quản lý thời hạn, chiết khấu số lượng ít, nhưng dễ thử nghiệm chất lượng từng hãng.
Phương án B - Đồng bộ hóa 100% một nhà cung cấp: Toàn bộ công ty mẹ và chi nhánh dùng chung một hệ sinh thái của Viettel, VNPT, FPT hoặc BKAV. *Đánh đổi*: Đạt được mức giá chiết khấu đại lý cao nhất (lên tới 40%), quản lý tập trung ngày hết hạn, nhưng phụ thuộc hoàn toàn vào hạ tầng của nhà cung cấp đó.
3. Câu hỏi gửi các đơn vị tham gia báo giá
1. Thiết bị USB Token của quý đơn vị có hỗ trợ trực tiếp trình duyệt Chrome phiên bản mới nhất mà không bị lỗi tiện ích ký số không?
2. Quý đơn vị có cam kết hỗ trợ kỹ thuật viên cấu hình tương thích tận nơi hoặc qua Ultraview cho toàn bộ máy tính công ty không?
3. Nếu thiết bị không tương thích với phần mềm kế toán hoặc hóa đơn hiện tại của chúng tôi, chính sách đổi trả xử lý thế nào?
Doanh nghiệp có thể sử dụng biểu giá chuẩn để lập dự toán ngân sách trước khi mời báo giá tại Bảng giá chữ ký số tổng hợp CKS.VN.