Trong các doanh nghiệp nhỏ, việc trang bị cho mỗi nhân sự một chiếc chữ ký số USB Token riêng biệt thường được cho là tốn kém. Do đó, một tình huống rất phổ biến diễn ra: chỉ có 01 chiếc USB Token duy nhất của công ty nhưng được chia sẻ cho nhiều người dùng chung: sáng cắm máy kế toán thuế nộp báo cáo, trưa cắm máy thủ kho xuất hóa đơn bán hàng, chiều chuyển sang máy Giám đốc ký hợp đồng, tối lại giao cho kế toán thanh toán nộp bảo hiểm xã hội.
Việc "luân chuyển" một chiếc Token vật lý giữa nhiều máy tính không chỉ gây bất tiện mà còn tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng thiết bị và mất an toàn pháp lý nghiêm trọng.
1. Những rủi ro và bất cập khi dùng chung 01 Token trên nhiều máy tính
[01 USB Token dùng chung nhiều máy]
│
├── 1. Hỏng chân cắm & Cháy chip phần cứng do cắm rút liên tục hàng ngày.
├── 2. Lỗi xung đột driver: Mỗi máy tính cài phiên bản Windows và trình duyệt khác nhau.
├── 3. Nghẽn việc dây chuyền: Bộ phận bán hàng không thể xuất hóa đơn vì kế toán đang giữ Token.
├── 4. Khóa mã PIN: Người này nhớ mã PIN, người kia gõ nhầm quá 3 - 5 lần làm khóa thiết bị.
└── 5. Rủi ro thất lạc thiết bị: Không ai nhận trách nhiệm khi chiếc Token bỗng dưng biến mất.
2. Bảng mẫu biên bản bàn giao và phân quyền khi bắt buộc dùng chung
Nếu doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chung một Token, cần thiết lập quy chế bàn giao bằng văn bản nghiêm ngặt:
Tiêu chí quản lý | Quy định bắt buộc trong doanh nghiệp |
|---|---|
Vị trí lưu giữ cố định | Token được bảo quản cố định tại Bàn làm việc Kế toán trưởng (hoặc két sắt văn phòng) |
Quy trình mượn thiết bị | Nhân sự mượn phải ghi Sổ theo dõi: Giờ mượn, Mục đích ký tài liệu gì, Ký xong trả ngay |
Bảo mật mã PIN | Không dán giấy nhớ ghi mã PIN lên thân Token; chỉ Kế toán trưởng được quyền nhập mã |
Kiểm tra virus máy tính | Nghiêm cấm cắm Token vào máy tính cá nhân hoặc máy tính công cộng chưa quét virus |
Bạn có thể tìm hiểu thêm về lộ trình bắt buộc số hóa hóa đơn chứng từ toàn diện trong doanh nghiệp tại bài viết: Yêu cầu sử dụng hoá đơn điện tử với toàn bộ nền kinh tế trong năm 2018.
3. Đánh đổi và giải pháp thay thế tối ưu
Giải pháp tách biệt nghiệp vụ: Thay vì dùng chung, doanh nghiệp nên đầu tư thêm 01 chữ ký số mềm (Server/Cloud) chỉ có chi phí khoảng 500.000đ – 600.000đ/năm để tích hợp thẳng vào phần mềm hóa đơn điện tử cho bộ phận bán hàng xuất tự do. Chiếc USB Token vật lý của Giám đốc chỉ để tại phòng kế toán phục vụ kê khai thuế và ngân hàng.
Chi phí mua thêm một chứng thư số phụ là rất nhỏ so với thiệt hại khi cả công ty phải dừng xuất hàng vì chiếc Token duy nhất bị hỏng hoặc thất lạc.
Doanh nghiệp có thể tham khảo các gói chữ ký số phụ và chữ ký số mềm ký hóa đơn giá ưu đãi tại Bảng giá dịch vụ số CKS.VN.