Chuyển đổi từ chữ ký số USB Token truyền thống sang chữ ký số từ xa (Remote Signing / SmartCA / Cloud CA) là xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Việc không còn phụ thuộc vào cổng cắm USB, loại bỏ rủi ro hỏng thiết bị và khả năng ký duyệt mọi lúc mọi nơi trên điện thoại di động mang lại sự linh hoạt vượt trội. Tuy nhiên, việc nâng cấp công nghệ này đòi hỏi doanh nghiệp phải chuyển đổi đồng bộ hàng loạt tài khoản dịch vụ công và phần mềm quản trị để tránh bị đứt gãy luồng xử lý chứng từ.
Dưới đây là cẩm nang hướng dẫn chi tiết danh mục dữ liệu và tài khoản bắt buộc phải chuyển đổi khi nâng cấp lên ký từ xa.
1. Danh mục các hệ thống nghiệp vụ cần chuyển đổi dữ liệu
[NÂNG CẤP TỪ USB TOKEN SANG KÝ TỪ XA]
│
├── 1. Hệ thống Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn)
│ ├── Đăng ký thay đổi thông tin chứng thư số mới (Cloud CA).
│ └── Cài đặt ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại và liên kết tài khoản SmartCA.
│
├── 2. Hệ thống Hóa đơn điện tử (Viettel, BKAV, FPT, VNPT...)
│ ├── Khai báo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT cập nhật thông tin chứng thư số mới với cơ quan thuế.
│ └── Cấu hình API kết nối giữa phần mềm HĐĐT và hệ thống ký số từ xa.
│
├── 3. Phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử (EFY, VNPT, BKAV IVAN)
│ └── Thay đổi phương thức ký từ "Ký qua USB Token" sang "Ký qua Chữ ký số từ xa".
│
└── 4. Hệ thống Quản trị văn bản & Hợp đồng điện tử nội bộ
└── Đồng bộ thông tin người ký, gán tài khoản duyệt số trên ứng dụng di động.
2. Các bước kỹ thuật kiểm tra và bàn giao hoàn tất
Thứ tự bước | Nghiệp vụ thực hiện | Người phụ trách | Tiêu chí nghiệm thu ĐẠT |
|---|---|---|---|
Bước 1 | Kích hoạt tài khoản Remote Signing trên Smartphone | Giám đốc / Người đại diện | Đăng nhập thành công vào App SmartCA, cài FaceID/PIN |
Bước 2 | Gửi thông báo thay đổi CKS lên Cổng Thuế | Kế toán trưởng | Cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận cập nhật CKS |
Bước 3 | Ký thử nghiệm phát hành 01 Hóa đơn điện tử nháp | Kế toán hóa đơn | Lệnh ký gửi về điện thoại, phê duyệt thành công trong 3 giây |
Bước 4 | Cập nhật tài khoản phần mềm BHXH điện tử | Chuyên viên nhân sự | Phần mềm BHXH ghi nhận mã chứng thư số mới |
Bước 5 | Lưu tệp gốc đã ký và dữ liệu phục vụ xác minh | Kế toán lưu trữ | Mở và kiểm tra được hồ sơ đã ký; lưu chứng thư công khai và bằng chứng xác thực liên quan. Không cần giữ khóa bí mật cũ chỉ để xác minh chữ ký; xử lý Token cũ theo quy chế quản lý thiết bị. |
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về các bước chuẩn hóa hệ thống thuế tại bài viết: Hướng dẫn chuyển đổi sang hệ thống thuế điện tử.
3. Ba câu hỏi cần hỏi nhà cung cấp trước khi nâng cấp
1. Phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán hiện tại của chúng tôi đã hỗ trợ sẵn cổng kết nối API với dịch vụ Remote Signing của quý đơn vị chưa?
2. Khi chuyển từ Token sang ký từ xa, thời gian còn lại trên chiếc USB Token cũ có được quy đổi cộng dồn vào gói ký từ xa mới không?
3. Khi mất điện thoại hoặc đổi sang máy mới, quy trình khôi phục chứng thư số trên thiết bị mới có cần phải làm lại hồ sơ giấy tờ không?
Để xem bảng giá chi tiết các gói chữ ký số từ xa của VNPT SmartCA, Viettel MySign, BKAV Remote Signing, mời bạn tham khảo tại Bảng giá chữ ký số CKS.VN.