Một câu hỏi mà rất nhiều kế toán và giám đốc doanh nghiệp thắc mắc khi nhận được báo giá chữ ký số là: Tại sao giá gia hạn lại khác giá mua mới? Trong nhiều trường hợp, giá gia hạn gói 3 năm rẻ hơn mua mới từ 300.000đ đến 500.000đ; nhưng cũng có những trường hợp đại lý chào giá mua mới rẻ hơn cả giá gia hạn. Sự chênh lệch này đến từ đâu và làm thế nào để doanh nghiệp đối chiếu báo giá một cách thông thái nhất?
Dưới đây là phân tích chi tiết bản chất chi phí giữa mua mới và gia hạn cùng bộ câu hỏi đối chiếu báo giá chuẩn mực.
1. Bản chất cấu thành chi phí: Mua mới vs Gia hạn
[CHI PHÍ MUA MỚI] = [Tiền dịch vụ chứng thực CA] + [Tiền phôi thiết bị USB Token] + [Công cấp mới & Xác thực danh tính ban đầu]
│
▼ (Khác biệt mấu chốt: 300.000đ - 500.000đ tiền vỏ Token phần cứng)
│
[CHI PHÍ GIA HẠN] = [Tiền dịch vụ chứng thực CA] + [0đ Tiền thiết bị (Tận dụng Token cũ)] + [Ưu đãi cộng bù hạn cũ]
Mua mới: Doanh nghiệp phải trả tiền mua vỏ thiết bị phần cứng USB Token (trị giá khoảng 300.000đ – 550.000đ) và nhà mạng phải thực hiện đầy đủ quy trình xác thực hồ sơ pháp lý ban đầu.
Gia hạn: Doanh nghiệp tận dụng lại chiếc USB Token cũ đang dùng. Kỹ thuật viên nhà mạng chỉ cần gửi lệnh nạp gia hạn chứng thư số mới vào thiết bị qua mạng Internet (Ultraview). Do không tốn chi phí phần cứng, giá gia hạn luôn luôn phải rẻ hơn giá mua mới.
Bẫy "Mua mới rẻ hơn gia hạn": Một số đại lý chào gói mua mới rất rẻ bằng cách đưa Token phôi tồn kho kém chất lượng hoặc cắt giảm thời gian bảo hành. Đổi lại, doanh nghiệp phải cập nhật lại thông tin từ đầu trên tất cả các cổng Thuế, BHXH, Hóa đơn rất mất thời gian.
2. Bảng câu hỏi đối chiếu báo giá chuẩn mực
Khi nhận được báo giá từ nhân viên kinh doanh, hãy điền các thông tin vào bảng đối chiếu sau:
Tiêu chí đối chiếu | Báo giá Mua mới | Báo giá Gia hạn | Kết luận lựa chọn |
|---|---|---|---|
1. Tổng số tiền thanh toán thực tế | Ghi rõ số tiền cuối cùng sau giảm giá | Ghi rõ số tiền cuối cùng sau giảm giá | Phương án nào rẻ hơn? |
2. Tình trạng thuế VAT | Đã bao gồm VAT 8% / 10% chưa? | Đã bao gồm VAT 8% / 10% chưa? | Tránh bị cộng thêm VAT lúc trả tiền |
3. Chính sách cộng dồn thời hạn cũ | Không áp dụng (Bắt đầu từ ngày cấp) | Bắt buộc phải cộng dồn số ngày cũ còn lại | Gia hạn phải được cộng bù thời gian |
4. Công tác cập nhật hệ thống | Phải đăng ký lại từ đầu trên Thuế, HĐĐT | Chỉ cần cập nhật serial mới nhanh chóng | Gia hạn ít rủi ro gián đoạn hơn |
5. Quà tặng phần mềm đi kèm | Có tặng phần mềm ký số không? | Có tặng phần mềm ký số không? | Ví dụ tặng kèm bản quyền VietSign |
3. Ba câu hỏi bắt buộc hỏi bên bán khi gia hạn chữ ký số
1. Nếu chiếc USB Token cũ của tôi còn hạn sử dụng 45 ngày, khi nạp gói gia hạn 3 năm thì tổng thời gian trên chứng thư số mới có đủ 3 năm cộng thêm 45 ngày không?
2. Chi phí gia hạn này đã bao gồm hóa đơn điện tử hợp pháp gửi về email công ty chúng tôi chưa?
3. Sau khi gia hạn nạp chứng thư xong, kỹ thuật viên bên bạn có hỗ trợ cập nhật lại chữ ký số lên Cổng Thuế điện tử và Cổng Hóa đơn điện tử miễn phí không?
Để kiểm tra chính xác giá mua mới và giá gia hạn minh bạch của từng thương hiệu (FPT, Viettel, VNPT, EFY, CA2...), hãy tra cứu tại Bảng giá chữ ký số CKS.VN hoặc xem trực tiếp Báo giá chữ ký số Easy CA.