Với các doanh nghiệp có người đại diện pháp luật thường xuyên đi công tác, di chuyển giữa các chi nhánh hoặc làm việc ngoài văn phòng, việc phê duyệt hồ sơ giấy tờ là một điểm nghẽn lớn. Nếu sử dụng USB Token phần cứng truyền thống, Giám đốc phải luôn mang theo thiết bị và máy tính xách tay; trường hợp để Token ở văn phòng cho kế toán thì lại vướng mắc về quyền hạn và an toàn thông tin.
Chữ ký số từ xa (Remote Signing / SmartCA) ra đời như một giải pháp thay thế, nhưng liệu công nghệ này đã hoàn toàn thay thế được USB Token trong mọi nghiệp vụ hành chính tại Việt Nam?
1. Cây quyết định: Lựa chọn thiết bị ký số cho lãnh đạo di chuyển
[Người đại diện pháp luật thường công tác]
|
---------------------------------------------------------------
| |
[Nhu cầu: Duyệt Hợp đồng, HĐĐT, Chứng từ nội bộ] [Nhu cầu: Ký Hải quan, Đấu thầu qua mạng]
| |
v v
(Ưu tiên: Chữ ký số từ xa - Remote Signing) (Bắt buộc: USB Token phần cứng)
- Ký trên Smartphone / Tablet qua App xác thực - Hệ thống Hải quan (VNACCS) và Hệ thống Đấu thầu
- Không cần cắm thiết bị phần cứng - Hiện vẫn yêu cầu đọc chứng thư từ phần cứng PKCS#11
- Ký mọi lúc mọi nơi có kết nối Internet - Giải pháp: Trang bị 2 chứng thư hoặc ủy quyền chuyên biệt
Ưu tiên ký từ xa (Remote Signing): Nếu công việc hàng ngày của lãnh đạo chủ yếu là ký kết hợp đồng thương mại điện tử, phê duyệt phát hành hóa đơn điện tử cho phòng kế toán, duyệt chi ngân hàng hoặc ký số văn bản nội bộ.
Bắt buộc dùng USB Token: Nếu doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp cần thông quan hải quan, hoặc tham gia đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Các cổng kỹ thuật này đòi hỏi chuẩn bảo mật phần cứng chuyên biệt cắm trực tiếp vào máy tính.
2. Tiêu chí đo lường và bảng so sánh đánh đổi
Tiêu chí | USB Token truyền thống | Chữ ký số từ xa (Remote Signing / SmartCA) |
|---|---|---|
Tính cơ động | Thấp (Bắt buộc phải có máy tính có cổng USB) | Tuyệt đối (Thao tác trên điện thoại iOS / Android) |
Hạ tầng thiết bị | Dễ mất, hỏng chân cắm USB, kén hệ điều hành | Không lo mất thiết bị; chứng thư lưu trên Cloud HSM đạt chuẩn eIDAS |
Cơ chế xác thực | Nhập mã PIN trực tiếp trên máy tính | Xác thực 2 lớp (Sinh trắc học vân tay/FaceID + OTP trên ứng dụng) |
Khả năng chia sẻ quyền | Khó phân quyền (Cầm token là có toàn quyền) | Dễ phân quyền (Nhân viên lập lệnh ký, Sếp nhận thông báo duyệt trên App) |
Phạm vi hỗ trợ dịch vụ công | 100% cổng DVC, Thuế, BHXH, Hải quan, Đấu thầu | Rất tốt trên Thuế điện tử, HĐĐT; một số cổng chuyên biệt đang hoàn thiện |
Để tìm hiểu thêm về việc số hóa thủ tục hành chính và giá trị pháp lý của việc ký số trên môi trường mạng, bạn có thể đọc bài viết: Từ 01/07/2025: Chính thức sử dụng chữ ký số trong công chứng điện tử.
3. Câu hỏi cần làm rõ với nhà cung cấp dịch vụ
1. Ứng dụng ký số từ xa của nhà cung cấp đã liên kết trực tiếp với Cổng thông tin Thuế điện tử (eTax Mobile) và hệ thống hóa đơn điện tử của công ty chúng tôi chưa?
2. Trường hợp điện thoại của lãnh đạo bị mất hoặc đổi máy mới, quy trình kích hoạt lại ứng dụng ký số từ xa mất bao lâu và có mất phí không?
3. Nhà cung cấp có giải pháp tích hợp cả Token vật lý (để tại phòng kế toán khai hải quan) và tài khoản Remote Signing (cho Giám đốc ký hợp đồng) trên cùng một mã số thuế không?
Doanh nghiệp có thể kiểm tra danh sách tính năng và mức giá dịch vụ ký từ xa (MySign, SmartCA, BKAV Remote Signing) tại Bảng giá chữ ký số CKS.VN hoặc xem chuyên mục Báo giá chữ ký số VNPT CA.