Nhiều doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp tạm ngừng một phần kinh doanh hoặc các công ty holding chỉ phát sinh vài tờ khai thuế mỗi quý thường băn khoăn: Có nên mua gói chữ ký số trọn gói 1 – 3 năm không, hay nên chọn hình thức mua theo lượt ký để tiết kiệm chi phí?
Thực tế, chi phí thực tế không chỉ nằm ở giá gói cước mà còn phụ thuộc vào thời hạn hiệu lực của chứng thư số, phí duy trì tài khoản và mức độ tích hợp với các cổng dịch vụ công.
1. Cây quyết định lựa chọn gói cước
[Xác định tần suất phát sinh ký số]
|
----------------------------------------------------------------
| |
[Dưới 10 lượt ký/năm: Kê khai thuế trắng] [Ký trên 20 lượt/năm: Thuế + HĐĐT + Hợp đồng]
| |
v v
(Xem xét Gói theo lượt ký / Remote cá nhân) (Bắt buộc chọn Gói theo thời gian 1 - 3 năm)
- Cần kiểm tra: Phí duy trì tài khoản hàng năm - USB Token hoặc Remote Signing Doanh nghiệp
- Phí khởi tạo ban đầu - Không giới hạn số lượng văn bản ký
- Khả năng tương thích trên Cổng Thuế & HĐĐT - Chi phí bình quân năm rẻ hơn rất nhiều
Trường hợp doanh nghiệp phát sinh rất ít hồ sơ: Nếu chỉ cần ký tờ khai thuế quý và báo cáo tài chính năm (khoảng 5 – 8 lượt ký/năm), gói chữ ký số theo lượt ký trên nền tảng Remote Signing thoạt nhìn có vẻ tiết kiệm. Tuy nhiên, bạn phải lưu ý đến phí khởi tạo dịch vụ và thời hạn chứng thư. Một số gói theo lượt vẫn giới hạn thời gian sử dụng trong 12 tháng, nếu không dùng hết lượt ký vẫn bị hủy.
Trường hợp có xuất hóa đơn hoặc giao dịch bảo hiểm, ngân hàng: Gói theo năm không giới hạn số lượt ký luôn là lựa chọn an toàn tuyệt đối. Việc tính toán từng lượt ký dễ dẫn đến nguy cơ nghẽn lệnh ký khi phát sinh đột xuất. Vấn đề này đã được phân tích cụ thể tại bài viết: Hộ kinh doanh thực hiện khai thuế, xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không?.
2. Tiêu chí đo lường và bảng so sánh đánh đổi
Tiêu chí | Gói tính theo thời gian (1 – 3 năm trọn gói) | Gói tính theo lượt ký (Pay-per-sign) |
|---|---|---|
Chi phí cố định ban đầu | Đã bao gồm thiết bị USB Token hoặc kích hoạt tài khoản | Phí khởi tạo tài khoản + tiền mua block lượt ký |
Rủi ro vượt ngân sách | 0% (Ký bao nhiêu tài liệu chi phí vẫn không đổi) | Có rủi ro khi số lượng hóa đơn, hợp đồng phát sinh đột biến |
Hạn sử dụng số lượt ký | Theo số năm đăng ký (12, 24, 36 tháng) | Thường hết hạn sau 12 tháng kể từ ngày mua block |
Tính tương thích cổng thuế | Rất cao với Token phần cứng truyền thống | Cần kiểm tra cổng dịch vụ công có hỗ trợ kết nối API hãng đó không |
Thủ tục gia hạn | Gia hạn 1 lần dùng trong nhiều năm | Phải nạp thêm lượt liên tục khi sắp cạn số dư |
3. Ba câu hỏi then chốt gửi nhà cung cấp dịch vụ
1. Gói theo lượt ký có thu phí duy trì chứng thư số hàng năm hoặc phí thuê hạ tầng máy chủ xác thực không?
2. Số lượt ký chưa sử dụng hết trong năm có được bảo lưu cộng dồn sang chu kỳ tiếp theo hay không?
3. Gói theo lượt ký có ký được trực tiếp trên hệ thống Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn) và Hệ thống BHXH điện tử không, hay chỉ ký được trên phần mềm nội bộ của hãng?
Để so sánh biểu phí thực tế giữa gói 1 năm, 2 năm, 3 năm của Viettel, VNPT, FPT, EasyCA..., bạn hãy tham khảo chi tiết tại Bảng giá chữ ký số tự cập nhật CKS.VN hoặc xem trực tiếp Báo giá chữ ký số Easy CA.