Trong quy trình giao kết hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu hoặc các quyết định nội bộ có nhiều bên tham gia (ví dụ: Hợp đồng 3 bên giữa Chủ đầu tư - Tổng thầu - Đơn vị giám sát, hoặc luồng duyệt nội bộ gồm Nhân viên đề xuất -> Trưởng phòng -> Kế toán trưởng -> Tổng giám đốc), tài liệu PDF bắt buộc phải được chuyển qua tay nhiều người để lần lượt ký số. Một lỗi kỹ thuật cực kỳ phổ biến khiến nhiều người đau đầu là: Khi người thứ hai hoặc người thứ ba bấm ký số vào file PDF, chữ ký số của những người ký trước đó bỗng nhiên bị báo lỗi mất hiệu lực, hiển thị cảnh báo vi phạm tính toàn vẹn tài liệu.
Để quy trình ký số nhiều người diễn ra trơn tru và bảo toàn giá trị pháp lý của mọi chữ ký, doanh nghiệp cần nắm vững các nguyên lý kỹ thuật cốt lõi dưới đây.
1. Nguyên lý kỹ thuật: Cơ chế ký số tăng dần (Incremental Updates)
[VĂN BẢN GỐC CHƯA KÝ]
│
▼
[NGƯỜI THỨ 1 KÝ SỐ]: Mã hash tài liệu được đóng gói cùng Chữ ký 1.
│
▼
[NGƯỜI THỨ 2 KÝ SỐ]: BẮT BUỘC dùng cơ chế Incremental Update (Ghi đè phần mở rộng).
│ ├── KHÔNG ĐƯỢC chỉnh sửa nội dung văn bản gốc.
│ └── Giữ nguyên chữ ký 1 hợp lệ + Bổ sung Chữ ký 2.
│
▼
[NGƯỜI THỨ 3 KÝ SỐ]: Tiếp tục bổ sung Chữ ký 3 -> Toàn bộ 3 chữ ký đều hiển thị TÍCH XANH HỢP LỆ!
Nguyên nhân gây hỏng chữ ký trước: Khi mở file PDF bằng các phần mềm không đạt chuẩn, việc chỉnh sửa kích thước trang, thay đổi trường văn bản hoặc lưu file dạng "Save As" đè lên file cũ sẽ làm thay đổi mã hash của file gốc. Theo nguyên lý mật mã học, phần mềm đọc PDF (như Adobe Acrobat) sẽ ngay lập tức coi văn bản đã bị sửa đổi trái phép và vô hiệu hóa chữ ký của người ký đầu tiên.
Tiêu chuẩn kỹ thuật đạt chuẩn: Giải pháp ký số phải tuân thủ chuẩn ký số tài liệu tài liệu số quốc tế PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), hỗ trợ tính năng ký nối tiếp tăng dần mà không can thiệp vào các vùng dữ liệu đã ký trước.
2. Tiêu chí lựa chọn giải pháp ký nhiều người
Tiêu chí kỹ thuật | Giải pháp ký số thủ công tự phát | Giải pháp phần mềm ký chuyên nghiệp |
|---|---|---|
Bảo toàn chữ ký trước | Dễ bị lỗi mất tích xanh của người ký trước | Bảo toàn 100% tính toàn vẹn của mọi chữ ký nối tiếp |
Vị trí hiển thị chữ ký | Chèn đè lên nhau, che khuất nội dung văn bản | Định vị tọa độ chữ ký và hình ảnh con dấu rõ ràng cho từng người |
Dấu thời gian (Timestamp) | Dùng giờ máy tính (dễ bị làm sai lệch giờ ký) | Tích hợp dấu thời gian tin cậy cho từng lượt ký |
Phần mềm khuyến nghị | Ký trực tiếp trên trình duyệt web không chuyên | Sử dụng Phần mềm ký số VietSign chuyên dụng |
Bạn có thể tham khảo thêm các quy định pháp luật về giá trị chứng thực của việc ủy quyền và ký số văn bản tại bài viết: Chữ Ký Số Của Người Đại Diện Pháp Luật Có Thể Ủy Quyền Cho Nhân Viên Ký Hóa Đơn Không?.
3. Ba câu hỏi cần hỏi nhà cung cấp phần mềm ký số
1. Phần mềm của đơn vị có hỗ trợ ký nối tiếp nhiều người trên cùng 01 file PDF theo chuẩn PAdES quốc tế không?
2. Khi tài liệu được ký bởi 3 chữ ký số của 3 nhà mạng khác nhau (ví dụ: FPT + Viettel + VNPT), phần mềm đọc Adobe Acrobat có hiển thị tích xanh cho cả 3 chữ ký không?
3. Phần mềm có tính năng phân quyền luồng ký: người A ký xong tự động chuyển tiếp thông báo qua email cho người B ký tiếp hay không?
Để nhận bản quyền phần mềm ký số tài liệu VietSign chuyên dụng miễn phí khi đăng ký dịch vụ chữ ký số, hãy tham khảo tại Bảng giá chữ ký số CKS.VN.